BeYoga · Automação de Inscrições · v2
Fluxo de Inscrição — Formação 200H
Processo em duas fases: a candidatura entra automaticamente, mas o processo completo só avança quando a equipa confirma que o pagamento entrou na conta. A informação é introduzida uma única vez e distribuída por todos os documentos.
Candidato preenche o formulário no site
6 passos: modalidade, dados pessoais, contacto, percurso, motivação e confirmação da taxa de inscrição. Com proteções integradas:
envia os dados
Fase 1 — Candidatura recebida (automático)
A central de automação (Make.com) regista a candidatura como “Pendente — aguarda pagamento” e dispara as ações abaixo. Se alguma falhar, envia um alerta de erro imediato para geral@beyoga.pt.
Fase 1 · ações automáticas
Email de aviso para geral@beyoga.pt
Resumo da nova candidatura: nome, local da formação, idade e profissão — com nota de que aguarda confirmação de pagamento.
Linha no Excel da turma — estado “Pendente”
Todos os campos preenchidos automaticamente (nome, NIF, nascimento, CC/BI, validade, morada, email, telemóvel, desconto…). A coluna de estado fica a aguardar o pagamento.
Pasta na Drive + ficha de inscrição em PDF
Cada candidato fica com a sua pasta no Google Drive com a ficha de inscrição completa — pronta para receber os restantes documentos na Fase 2.
Email de boas-vindas ao candidato
Confirma a receção da candidatura e o tratamento dos dados (RGPD), e explica que a inscrição é validada após confirmação do pagamento da taxa.
a equipa verifica a conta bancária
Botão “Pagamento Confirmado” no Excel
Quando o valor entra na conta, a Joana marca a checkbox “Pagamento Confirmado” na linha do aluno. Esse clique despoleta automaticamente toda a Fase 2 — nada avança sem esta confirmação.
Fase 2 · ações automáticas após confirmação
Contrato de formação preenchido
Template específico de cada ação de formação (n.º da ação, local, data de início e fim, local e data de assinatura) preenchido com os dados do aluno — pronto a imprimir e guardado na pasta do aluno.
Plano de pagamentos criado
A partir do template próprio: n.º de aluno, nome, data de inscrição, promoção aplicada e tabela de prestações com datas de liquidação e envio de comprovativos para financeiro@untilthefuture.com.
Email de confirmação da inscrição
Com o plano de pagamentos em anexo e as informações operacionais: manual (presencial: 1.º dia; online: enviado ~2 semanas antes para a morada), acessos à Plataforma BeYoga (~1 semana antes) — reduz as dúvidas recebidas.
Excel da seguradora alimentado
Linha com os campos exigidos: nome completo, NIF, data de nascimento, sexo, morada (rua e número), código postal e localidade — pronto a enviar à seguradora.
Dashboard do Corpo Docente
Os dados pessoais do aluno entram automaticamente no dashboard das formadoras (avaliações, notas, TPCs, presenças) — sem cópia manual nem duplicação de trabalho.
Inscrito entra no Mailchimp
Adicionado à audiência com a etiqueta da turma (ex. “200H Lisboa 2026”), pronto para as comunicações da escola.
Evoluções futuras
Assinatura dos contratos por Chave Móvel Digital (elimina impressão e papel) · Lembretes automáticos das prestações mensais · Lista de espera automática quando a turma encher.
